Методы планирования: 3 простых способа организации рабочего времени

Доброе утро всем! С Вами Ирина Иваськив. Вам «доброе утро» сказала, и подумалось: как же хорошо, что есть вещи, которые на зависят от нашего планирования (например, рассвет)! ))) Ну, а в остальном – постоянное разгадывание собственных ребусов: Как не забывать, сколько, каких задач и кому я поставила? В какие сроки они должны быть выполнены? Что именно уже сделано? Выполнят ли задачи вовремя? Что делают сотрудники, если задачи не выполняются? А те задачи, которые поставили мне: что, кому и когда я должна сделать? А если у меня несколько задач, с которой начинать? А если с выполнением задачи мне точно не успеть, что можно сделать? А как узнать, точно ли можно выполнить задачу в оговоренные сроки? Так что, друзья, погружаемся в методы планирования!

Методы планирования по принципу Парето

Итальянский экономист Вильфредо Парето (1848-1923) открыл интереснейшую закономерность, которая стала именоваться впоследствии законом Парето. Иногда его называют «Закон 20/80». Если простыми словами говорить, то заключается этот закон в следующем: маленькая доля чего-либо (20%) может оказаться важнее большей доли (80%). И хоть закону этому уже больше 100 лет, он подтверждён сегодня абсолютно во всех сферах.

• Трафик: 20% клиентов могут приносить 80% прибыли, а 80% клиентов могут приносить лишь 20% прибыли
• Товарооборот: 20% товаров могут приносить 80% оборота, а 80% товаров могут приносить лишь 20% оборота
• Риски: 20% ошибок могут вызывать 80% потерь, а 80% ошибок могут вызывать лишь 20% потерь
• Эффективность: 20% времени может дать 80% результатов, а 80% времени могут дать лишь 20% результатов

Применительно к повседневной работе это означает следующее: в первую очередь внимание уделяем жизненно важным проблемам, и только после их решения переключаемся на выполнение второстепенных задач. Анализируйте свои дела по уровню их вклада в достижение конечного результата.

Методы планирования по АВС анализу

ABC планирование основывается на том, что объём первостепенных и второстепенных задач у каждого человека всегда приблизительно одинаковый. При помощи букв А, В и С эти задачи распределяют на 3 группы по степени их значимости.

• В группу А определяют самые важные дела. Такие дела обеспечивают самую значимую часть результата. Таких дел у каждого всегда примерно 15% от общего количества дел.
• В группу В определяют средние по степени значимости дела. Такие дела тоже делают свой вклад в достижение целей (может, не такой грандиозный, как в случае А, но тоже достаточно весомый). Таких дел у каждого всегда примерно около 20% от общего количества дел.
• В группу С определяют второстепенные дела, объём которых составляет примерно 65% от общего количества дел. Вклад таких дел в общий результат ничтожно маленький. Поэтому стоит подумать, стоит ли вообще заниматься такими делами.

Методы планирования по принципу Эйзенхауэра

Этот принцип называют ещё Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. Это – хорошо известный инструмент планирования.

Матрицу составляют 4 поля (квадранты), каждое из которых соответствует определённой категории задач:

• важные
• не важные
• срочные
• не срочные

Квадранты заполняются только теми делами, которые соответствуют обозначенным категориям.

Какие дела и в какие квадранты вписывать – вот, что является самым сложным и основным в матрице Эйзенхауэра. Для начала составьте список своих дел. Включаем в этот список всё, что планируем сделать в течение дня (или в течение нескольких дней).

Квадрант 1: Важные и срочные

Матрица Эйзенхауэра имеет уникальный секрет: он заключается в том, что квадрант 1 (а теперь вдумываемся в каждое слово) ВСЕГДА должен быть… не заполненным. Если это удаётся, тогда Вы на самом деле умеете организовывать своё время с максимальной эффективностью.

Но что означает факт, когда у меня действительно имеется несколько дел, которые аж просятся в первый квадрант, потому что они и важные и срочные? Ответ простой: у меня опять аврал! Наличие важных и срочных дел показывает мне, что планировщик из меня никудышный, потому что я всё привыкла переносить на самое последнее потом, и принимаюсь за решение задачи только тогда, когда срок её выполнения неумолимо приближается.

Не допускайте авралов! Планируйте важные дела заблаговременно! Делайте всё вовремя! Если решение важной задачи не требует Вашего непосредственного участия, поручите её выполнение кому-то другому. Дела из этого квадранта делайте прямо сейчас без промедления!!!

Квадрант 2: Важные и не срочные

Автор матрицы был уверен в том, что дела, помещённые в данный квадрант, – самые приоритетные. Когда я своевременно помещаю определённое задание в этот квадрант, я могу посвятить ему необходимое количество времени, я могу выполнять задание последовательно, вдумчиво, качественно, без спешки, без паники, без суеты, без страха предстоящего аврала и разгребания последствий не вовремя выполненной задачи.

К примеру, посещение стоматолога с профилактической целью предупредит неожиданную зубную боль, которая вышибет меня из рабочего процесса на несколько часов или дней. Если я начала составлять отчёт своевременно, то у меня не будет потом ночного бдения над не готовым отчётом (к тому же риск допустить ошибки при составлении отчёта в гоночном режиме увеличивается в разы).

В этот квадрант вносите те важные дела, которые ориентированы на Вашу цель, ведут к ней, способствуют её достижению.

Дела, помещённые в первый квадрант 2 заблаговременно, не несут на себе бремя срочности. Именно этот факт даёт мне возможность выполнять их максимально эффективно. Определяя дела в этот квадрант, обязательно решайте, когда Вы их сделаете! А затем, в процессе выполнения этих задач, держите эти сроки в поле своего зрения. Иначе… не соблюдение сроков автопилотом перекинет эти задачи в квадрант 1.

Квадрант 3: Срочные и не важные

Сюда помещайте те приставучие дела, которые будто специально под ногами путаются, мешая Вам трудиться результативно. Такие дела, как капризные дети, канючат и канючат над душой, требуя к себе незамедлительного внимания.

Дела из этого квадранта не редко можно спутать с делами из квадранта 1. Но срочные дела не всегда важны. Как отличить срочные и важные дела от срочных, но не важных? Определяя категорию каждого дела, спросите себя: ведёт ли это дело к моей цели? Если «да», то бегом в квадрант 1! А если «нет», тогда – в квадрант 3. И тоже бегом!

Поможет сориентироваться и другой вопрос: Что станется, если я не выполню этой задачи? Если воображение рисует печальную картинку, тогда, скорее всего, это – важное дело.

В квадрант 3 помещайте дела, которые не имеют никакого отношения к цели. Это большинство бытовых дел: отнести сапоги в ремонт, помочь дяде Пете перевезти холодильник, забрать посылку на почте, позвонить в собес, срочно с кем-то встретиться.

Интересно, что одно и то же дело может быть как важным, так и не очень важным. К примеру, Ваш компьютер напросился на срочный ремонт. Если компьютер – Ваш рабочий инструмент, тогда это – важное дело! Если Вы на нём только играете или сериалы смотрите, тогда это, возможно, и срочное дело (ну, как же Вы пропустите очередную серию «Меча»?), но… не важное дело (только не зеленейте от гнева). )))

Обычно содержимое квадранта 3 только отвлекает от цели, съедая Ваше время и силы. Не распыляйтесь на эти дела, не засыпайте над ними, не выпадайте в осадок, если какое-то из таких дел Вы не успели сделать. Не планируйте выполнение этих задач специально. Делайте их по мере появления свободного времени, объединяя в цепочки с более важными делами. Отправляясь на важную встречу, прихватите с собой пакет с сапогами, чтобы сдать их в сапожную мастерскую, если она (внимание!) расположена по ходу Вашего движения. Понимаете? ))) Срочно перепоручите такие дела кому-то: какая сапогам разница, кто отнесёт их в мастерскую?

Квадрант 4: Не важные и не срочные

В этот квадрант смело помещайте милый и приятный мусор: просмотр телевизионных передач, балабеньки по телефону, зависание в социальных сетях, компьютерные игры и остальные культурные развлекушки. Приятное времяпрепровождение, не спорю. Но не обязательное, поймите. Это и делами-то назвать смешно. Просто пожиратели времени, сил, продуктивности.

Сказать, что это совсем не нужно, не могу. Расслабушка тоже необходима. Но после упорного труда!

Ну, как же не жалко истратить 208 часов на глазение одного сериала? Это ж больше, чем неделя! Это же неделя моей жизни! Я же могла неделю эту провести совершенно по-другому, сделав 2 или 22 шага к своей цели!

Какие у Вас пожиратели времени? Обнаружьте их! Срочно! Рассердитесь на них! Контролируйте их! Можно очень жестоко контролировать – здесь это приемлемо! Строго их дозируйте! )))

Но в этот квадрант можно помещать не только развлечения, но и множество однообразных рутинных машинальных дел. Для меня это сплошное кишкомотство. ))) Иногда бывает необходимо по работе просмотреть кучу передач с целью найти те 4 секунды, которые Вам понадобятся для монтажа видео, или десятки форумов, чтобы собрать материал для статьи. Такую рутину из квадранта 4 просто… делегируйте. В каждом коллективе или семье возможно перераспределить рутинные дела таким образом, чтобы хоть немного высвободить Ваше время на решение более важных задач.

А если делегировать некому, то соблюдайте для таких дел незыблемое правило: не откладывайте на завтра то, что можно отложить на послезавтра! )))Другими словами, если возможно, то воздержитесь от выполнения этих дел!

Заключение

Словом, освоить методы планирования – значит, приобрести жизненно важный навык, который защитит Вас от перенапряжения и авралов. Представленные методы планирования просты и понятны любому человеку. Так что планируйте, наводите порядок, действуйте! Берегите себя! И… время!

© Ирина Иваськив

Хотите зарабатывать написанием текстов? В Школе Копирайтинга Вы можете освоить профессию копирайтера, SEO-копирайтера, контент-менеджера.