Scrum методология или Как не допустить срыва проекта?

Доброе утро, наступление которого, слава Богу, никто не может сорвать! С Вами Ирина Иваськив. В последнее время в деловом мире на слуху интересное и резонансное понятие гуляет: Scrum методология. Что это такое? Как это работает? Где применяется? В рамках этой статьи – краткий обзор современной модели управления.

Что же такое Scrum методология?

Понятие Scrum agile пришло к нам из спорта, а точнее – из регби. Scrum agile – это живая схватка. Члены одной команды стремятся отобрать мяч у членов другой команды. Вот такая перед всеми стоит задача. При этом каждый спортсмен выполняет свою часть действий в полной уверенности, что другие спортсмены в это время выполняют свою часть. Эта уверенность друг в друге очень важна, она позволяет игрокам посылать мяч не глядя, зная, что один из членов его команды находится именно в том месте, где ему должно находиться (если он выполнил свою часть действий).

Scrum методология из спорта перекочевала в менеджмент. Этим понятием начали обозначать концепцию управления. Впервые употребил её в таком ракурсе Джефф Сазерленд в своей книге “Scrum – революционный метод управления проектами”.

Суть её в том, что:

• рабочий процесс делят на короткие, одинаковые по продолжительности спринты (циклы), каждый из которых длится 1-2 (максимум 4) недели;
• в каждый спринт включают конкретные задачи, сложность которых измеряют по «методу собак» или методу Фибоначчи (о них расскажу ниже);
• сотрудники, как спортсмены на мяч, набрасываются на выполнение своей части задач (именно набрасываются, ведь спринт длится недолго);
• происходит “схватка” с задачами – Scrum (так же, как и в игре, спринт уже не остановить, он нацелен на победу, на получение результата;
• итог каждого спринта – ценный конкретный промежуточный результат, абсолютно готовый для того, чтобы уже начать ним пользоваться;
• выполнив спринт, команда собирается вместе для обязательного блиц-обсуждения результатов (Scrum-meeting – своеобразный пульс проекта);
• затем с учетом этих результатов в дальнейший план игры/проекта вносятся коррективы (меняют тактику, производят замену игрока и т.п.);
• определяют задачи для нового спринта и так далее, пока “игра не закончится” – пока весь проект не будет выполнен с желаемым результатом.

Словом, всё как в спорте.

Традиционное управление и Scrum методология

В обычных «водопадных» моделях частые изменения в проекте не приветствуются – ведь они осложняют и замедляют управление проектом. А Scrum agile методология уделяет огромное значение изменениям и воспринимает их как уникальные возможности вывести проект на более высокий уровень.

Традиционный каскадный подход к управлению имеет массу недостатков, главным из которых является риск того, что заказчик будет недоволен результатом.

Scrum методология имеет очень простую и разумную философию. Она не только приветствует изменения, но и незамедлительно внедряет их в рабочий процесс. Благодаря этому план достижения цели становится гибким, подвижным, живым, слаженность команды умножается, риск глобальных ошибок уменьшается, так как ошибки выявляются во время совещаний после каждого цикла.

Планы очень важны, но слепо им следовать, по крайней мере, глупо, ведь сталкиваясь с реальностью, всё идеальное планирование рассыпается. Scrum методология позволяет корректировать планы, что помогает ликвидировать ошибки на самом раннем этапе и исключает создание продукта, ненужного заказчику.

Метод собак для определения сложности задач

Вот перед Вами проект, который Вы хотите осуществить. Вы разбиваете его на небольшие этапы/спринты, определяете круг конкретных задач для первого спринта. Что дальше? А дальше – оценка каждой задачи: насколько сложна каждая задача? сколько времени и сил понадобится для выполнения каждой задачи?

Для того, чтобы дать примерную оценку каждой задаче, используют интересный «метод собак». Данная задача – это такса? или ретривер? или дог?

Лучше всего пользоваться заранее установленными числовыми значениями. Например: такса – единица, бульдог – тройка, лабрадор – пятёрка и так далее.

Представляю, как это выглядит: г-жа S, у Вас сегодня 4 таксы, г-н N, а у Вас сегодня – лабрадор. )))

Метод Фибоначчи и покер-планирование

Scrum методология использует ещё одно необычное покер-планирование, суть которого заключается в том, что каждый сотрудник, участвующий в планировании, получает набор карт с числами Фибоначчи: 1, 3, 5, 8, 13 и так далее.

Каждая задача, сложность которой нужно оценить, помещается в центре стола. После этого каждый сотрудник выбирает карту, цифра на которой кажется ему самой подходящей по объёму необходимых усилий, и размещает её рядом с задачей числом вниз. Затем все сотрудники вместе переворачивают карты числом вверх.

При расхождении не больше чем на две карты (например, 5, две по 8 и 13) числа складывают и вычисляют среднее арифметическое (в данном случае 6,6). После этого оценивают следующую задачу.

При расхождении более чем на три карты сотрудники, положившие карты с наибольшим и наименьшим значением, поясняют, почему они дали задаче такую оценку. Выслушивая друг друга, сотрудники повторяют оценку спорной задачи в ещё одном раунде покера-планирования.

Scrum: некоторые преимущества и недостатки

Минимализация рисков

Scrum agile методология предусматривает пошаговую сдачу проекта, что в разы уменьшает риск создания никому не нужного продукта. Scrum agile методология полезна тем, что даёт быстрый ответ на вопрос: можно ли заработать деньги, если делать это или то? То есть не обязательно тратить бешеную сумму денег, чтобы понять, что что-то не работает.

Отсутствие мультизадачности

Наш мозг не может выполнять два действия одновременно, он просто переключается между задачами. Это увеличивает время на выполнение каждой задачи (тогда как поочерёдное выполнение задач сокращает время). Scrum agile методология рекомендует выполнять одну задачу после другой, от одного спринта к другому, а не управлять десятью проектами одновременно.

Scrum-доска

Всем членам команды нужно быть в курсе состояния дел, знать задачи каждого спринта и анализировать результаты после каждого спринта. Для этого можно сделать наглядную скрам-доску с тремя колонками: «Нужно сделать»; «В работе»; «Сделано». В начале работы над очередным спринтом члены команды наклеивают на доску стикеры с задачами (в первую колонку), поочерёдно перемещая эти стикеры в колонку «В работе», а затем и в колонку «Сделано».

Важный нюанс: ни одна задача не перемещается в колонку «Сделано» до тех пор, пока эта часть проекта не будет опробована клиентом.

Scrum-meeting

Scrum-meeting проводят в начале работы над проектом для командного планирования (это может быть достаточно продолжительная встреча), в конце каждого спринта для анализа результатов и внесения изменений, и ежедневно в одно и то же время в начале рабочего дня (Daily Scrum-meeting длятся не больше 15 минут).

Примечательно, что ежедневные Scrum-meeting проходят только стоя (не только для того, чтобы мозги лучше работали, – это своего рода маленький ритуал Scrum agile методологии).

В эти 15 минут каждому члену команды нужно успеть ответить на 3 вопроса:

• Что я делал вчера?
• Что мне нужно делать сегодня?
• Какие проблемы могут помешать мне сделать сегодня свою часть работы?

Размер команды

Scrum методология рекомендует иметь 7 человек в команде (плюс-минус ещё 2 человека). Команды, состоящие из большего количества людей, требуют слишком больших ресурсов на коммуникации, а команды, состоящие из меньшего количества людей, повышают риски и сокращают объём работы, который команда может выполнить за определённый промежуток времени.

Определяя размер команды, можно пользоваться «законом Брукса», который можно сформулировать так:

«Если проект не укладывается в сроки, то добавление рабочей силы задержит его ещё больше».

Слаженность команды

Каждый, кто руководит какой-нибудь организацией/фирмой/командой/проектом, знает, сколько усилий нужно приложить, чтобы организовать качественную командную работу. Если в команде отсутствует слаженность, есть постоянная угроза срыва планов, отставание от графика, перерасход бюджета. То какое-то подразделение пыхтит над выполнением задачи, которую другое подразделение уже выполнило. То споры, подставы, недоразумения, которым конца и края нет. Деньги и время будто утекают сквозь пальцы. А главное «достижение» такой бурной деятельности – результат, который никого не удовлетворяет.

Самоорганизация команды

Scrum методология ориентируется на самоорганизующуюся, многофункциональную команду. Это, с одной стороны, снижает затраты на координирование команды, но, с другой стороны, может отнимать время и силы на поиск таких ответственных сотрудников, их мотивацию и обучение.

Промежуточные результаты

Каждый спринт обязательно должен закончиться конкретным промежуточным результатом, абсолютно готовым для того, чтобы начать ним пользоваться. Самый худший вариант – когда спринт завершился, а задачи остались сделанными наполовину. Эх, зачем вообще тогда надо было начинать их выполнять? Ведь столько ресурсов, сил, времени, денег израсходовано, а готовый к употреблению продукт так и не получили.

Scrum методология незаменима, когда:

• Заказчик не может сформулировать четкие требования к проекту
• У заказчика есть только идея, и он не представляет, как её реализовать;
• Заказчиков несколько, и у них разный взгляд на осуществление проекта;
• Рынок перенасытился новыми технологиями, и не всегда понятно, как их внедрять;
• Заказчик – юный стартап, не обтёртый рынком в плане определения своего места.

Заключение

Scrum методология не лишена недостатков. Она – относительно новое явление в сфере управления. Думаю, что со временем светлые умы усовершенствуют её. Но уже сейчас она стала прекрасной альтернативой традиционным моделям управления. В ней есть множество рациональных идей, которые можно и нужно взять на вооружение. Конечно, лучше прочитать всю книгу. Скачать её (бесплатно) можно по этой ссылке. Тем, кого заинтересовала тема управления, советую также прочитать книгу Вадима Богданова “Управление проектами”, книгу Владимира Репина “Бизнес-процессы” и книгу Тома Демарко “Deadline”.

© Ирина Иваськив

Scrum растит лидеров нового уровня. Воспитание лидерских качеств – великий труд над собой. Если Вы движетесь в саморазвитии, вооружитесь свежими идеями из наших статей: 

• Развитие лидерских качеств: от барьеров к работе над собой
• Лидерские качества: Как стать руководителем, которого уважают подчинённые? ТОП-10 книг для лидеров
• Метод мозгового штурма или Как принимать решение взвешенно?

Хотите зарабатывать написанием текстов? В Школе Копирайтинга Вы можете освоить профессию копирайтера, SEO-копирайтера, контент-менеджера.